FaktualNews.co

Rendah, Kesadaran OPD di Jombang akan Pentingnya Pengarsipan Data

Birokrasi     Dibaca : 780 kali Penulis:
Rendah, Kesadaran OPD di Jombang akan Pentingnya Pengarsipan Data
FaktualNews.co/anggit puji widodo
Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, S Wito.

JOMBANG, FaktualNews.co-Kesadaran organisasi perangkat daerah (OPD) Pemkab Jombang tentang pentingnya pengarsipan data ternyata rendah, minimal belum seperti yang diharapkan.

Buktinya, hingga saat ini masih banyak OPD di Kabupaten Jombang yang belum mengirim arsip data yang sudah tidak terpakai ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

“Rata-rata masih banyak yang belum sadar untuk pengumpulan arsip data ini,” kata Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, S Wito, kepada Faktual News.co, Rabu (30/10/2019)

Karena itu dia mengimbau semua OPD sadar akan pentingnya arsip supaya dapat dilakukan pendataan oleh pihaknya pada akhir 2019.

Namun disinggung jumlah OPD yang belum mengirim arsip data, Wito mengaku belum bisa memastikan, karena baru akan direkapitulasi akhir tahun nanti.

Wito mengaku sudah mengirim pemberitahuan kepada OPD di Jombang melalui surat. Namun, imbuh Wito, rata-rata OPD belum merespon pemberitahuan.

“Kita sudah kirim surat untuk pengarsipan data setiap OPD bisa dibawa ke sini, karena jelas akan terjamin keamanannya dan dari kami akan melakukan pendataan,” ujarnya.

Pengarsipan data OPD dalam pelaksanaannya, menurut Wito, masih saja terlambat.

Dikarenakan belum adanya kesadaran akan pentingnya arsip. “Biasanya OPD menumpuk seluruh data di akhir ataupun menyimpan arsipnya sendiri,” tuturnya.

Wito mengatakan, dalam pengarsipan data, pihaknya tidak sembarangan. Ada prosedur yang dilakukan supaya data yang ingin diarsipkan tetap tersimpan.

“Awal kita tampung seluruh data dari berbagai OPD ini, setelah itu kita pilah mana data yang sekiranya penting dan tidak terlalu penting.

Nanti dipisahkan agar tidak tercampur, data yang sudah rusak parah, kita hilangkan dengan cara direndam di air, agar semua tulisannya tidak dapat dibaca karena sudah hancur, untuk menjaga kebocoran informasi,” jelasnya.

Sekali lagi pihaknya menyarankan supaya segala arsip data yang sudah tidak terpakai bisa diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Karena standar prosedur keamanannya sudah jelas.

“Ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip. Setiap rak ada yang tahan api, jadi jika ada kebakaran arsip tetap terjaga karena ada rak yang melindungi, ada keamanan juga yang menjaga, jadi sesuai dengan prosedur,” tandasnya.

Pihaknya juga rutin mengingatkan setiap OPD, minimal satu tahun sekali. Karena memang biasanya di awal tahun ada data baru, data lama ini yang akan diarsipkan.

Terakhir, dirinya berharap akhir tahun nanti, sudah dapat melakukan pendataan arsip dari setiap OPD, agar lebih tersusun rapih dan ketika dibutuhkan dapat dengan mudah dicari.

Penulis: Anggit Puji Widodo

Baca berita menarik lainnya hasil liputan
Editor
Sutono Abdillah
Tags